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Wie Sie Ihre Post mit einer Frankiermaschine richtig frankieren

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Ihre Post mit einer Frankiermaschine richtig frankieren

Konto-Einrichtung

Nachdem Sie einen Hersteller ausgesucht und eine Frankiermaschine gekauft oder gemietet haben, müssen Sie die Bestellung für das Port abschließen und unterzeichnen. Diese wird dann vom Hersteller direkt an die Deutsche Post gesendet, die Ihr Konto einrichtet. Nachdem dies erfolgreich geschehen ist, erhalten Sie eine Auftragsbestätigung und Sie bekommen Partner mit dem Frankit Frankiersystem genannt. Die Bearbeitungszeit beträgt etwa 1 Woche. Die Einrichtung der Bestellung bei der Deutschen Post ist kostenlos, aber die ursprünglichen Kosten der Frankiermaschine
bleiben bestehen.

Die Frankiermaschine benötigt entsprechend der Marke und des Modells blaue Tinte. Es ist wichtig, hochwertige Tinte zu verwenden um sicherzustellen, dass die Marke lesbar ist. Es sollten Umschläge in der richtigen Größe verwendet werden. Die Frankiermaschinen die am Häufigsten verwendeten Umschläge und Pakete frankieren. Für größere Pakete müssen Frankieretiketten verwendet und auf das Paket gelebt werden.

Die Frankierung muss innerhalb des Frankierbereichs aufgedruckt werden. Diese befindet sich oben rechts auf dem Brief. Die Frankierung muss entweder direkt auf dem Umschlag oder auf einem Frankieretikett erfolgen. Es wird empfohlen, einen Testlauf durchzuführen, um sicherzugehen, dass Sie die Maschine richtig benutzen.

Wenn die von Ihnen gesendeten Sendungen besonders schwer sind, müssen Sie sie vor der Frankierung wiegen, um das richtige Gewicht festzustellen.

Hat die Frankiermaschine eine digitale Waage, wird das Gewicht automatisch in die Portoberechnungen eingegeben. Bei einer manuellen Waage müssen Sie diese Daten selbst eingeben. Wenn die Artikel voluminöser sind als üblich, muss die Maschine möglicherweise mit dem Einstellungsknopf für die Dicke eingestellt werden.

Wählen Sie dann im Bedienfeld die gewünschte Versandklasse und alle speziellen Anforderungen, z. B. Luftpost, aus. Nun können Sie Ihr Logo und den Slogan, den Sie verwenden möchten, auswählen.

Sobald dies erledigt ist, wird der Brief mit der Vorderseite nach oben auf das Einzugsdeck gelegt. Je nach Maschine werden die Briefe automatisch eingezogen, oder Sie müssen dies manuell tun. Es gibt Maschinen, die bis zu 180 Briefe pro Minute verarbeiten können.

Die Briefe erscheinen dann in der Ablage am anderen Ende der Maschine und warten darauf, dass Sie sie versenden. 

Einige Maschinen bieten Kostenstellenfunktionen und einen Kennwortschutz an. Der Benutzer muss sich in diesem Fall vor dem Frankieren anmelden. Es können auch unterschiedliche Porto-Konten verwendet werden.

Bevor Sie Ihr Gerät verwenden können, müssen Sie zunächst Ihr Postkonto aufladen. Dies kann entweder telefonisch oder online erfolgen. Der Betrag wird im Voraus per Lastschrift bezahlt. Als Hilfe für Unternehmen und als Anreiz, höhere Beträge aufzuladen, bietet Frankit einen Rabatt von 1% für Bestellungen über 200 Euro an.

Keine Sorge vor Fehlern beim Ausdrucken des Portos. Wenn der Betrag von Ihrem Konto abgezogen wurde und Sie dieses Porto nicht benutzen, können Sie einfach eine Erstattung beantragen, indem Sie das Formular unter diesem Link ausfüllen: www.frankit.de/formulare Wenn der geforderte Betrag höher als 20 Euro beträgt, wird er sofort erstattet. Ist er geringer, kann die Verarbeitung länger dauern. Ungenutztes Porto wird Ihrem Konto gutgeschrieben.

Regeln für eine richtige Frankierung

Es gibt ein paar grundlegende Regeln für die Frankierung. Diese wurden von der Deutschen Post festgelegt und müssen bei der Nutzung Ihrer Maschine beachtet werden:

  1. Die Post muss am selben Tag verschickt werden, an dem sie frankiert wurde. Wenn Sie ein Poststück frankiert haben, wird auch das Datum aufgedruckt und

    Regeln für eine richtige Frankierung

    Sie müssen sicherstellen, dass die Poststücke die Sammelstellen der Post noch am selben Tag erreichen, damit die Frankierung gültig bleibt.

  2. Die Frankierung muss im richtigen Frankierbereich aufgedruckt werden. Dieser befindet sich in der oberen rechten Ecke des Umschlags oder Pakets. Dadurch kann das Poststück im Sortierzentrum leicht gefunden und verarbeitet werden. Wenn Poststücke zu groß für Ihre Frankiermaschine sind, können Sie auf Etiketten drucken und diese auf dem Paket anbringen.
  3. Das Poststück sollte eine deutliche und lesbare Frankierung aufweisen, und zwar in der von der Deutschen Post festgelegten Farbe.  Es ist wichtig, hochwertige Tinte von empfohlenen Herstellern zu verwenden um die Qualität des Drucks sicherzustellen.
  4. Es ist nicht möglich, einen Rücksendeumschlag zu frankieren, da die Post am selben Tag verschickt werden muss, an dem der Stempel aufgedruckt wurde.  Hierfür verwenden Sie am besten einen Stempel oder im Voraus bezahlte Umschläge.
  5. Weniger als 30 Poststücke können in jeder Mailbox der Deutschen Post verschickt werden. Handelt es sich um mehr als 30 Poststücke, müssen diese zum Postamt gebracht werden.

Bei Frankit können Briefe und Pakete international und national versendet werden, hiervon ausgenommen ist Direktwerbung und Nachnahme. Das Porto wird mit dem Nettobetrag frankiert. Ist das Porto mehwertsteuerpflichtig, zum Beispiel bei internationalen Briefen zum Kilotarif, wird die Mehrwertsteuer in den endgültigen frankierten Wert einbezogen.

Maschinenwartung und Schutzbriefe für Maschinen sind möglicherweise nicht im Kauf- oder Leasingvertrage enthalten und sollten mit dem Lieferanten der Maschine ausgehandelt werden. Dies lohnt sich, da dadurch zusätzliche Kosten für die Frankiermaschine entstehen können.

Mit der richtigen Einrichtung können Sie die Bearbeitungszeit für das Porto drastisch reduzieren und für Ihr Unternehmen übersichtliche und einfache Portokonten einrichten.